Yleisötilaisuuden järjestämiseen liittyy monenlaista muistettavaa. Suomi.fi-verkkopalveluun on koottu muistilista yleisistä tapahtuman järjestämiseen liittyvistä luvista ja ilmoituksista. Lisäksi eri kaupunkien ja kuntien verkkosivuilla on vinkkejä tapahtumajärjestämiseen kyseisen kunnan alueella.
Lupa-asioiden hoitaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja eri viranomaisten kanssa on hyvä tehdä yhteistyötä heti tapahtuman suunnittelun alusta alkaen.
Toimivat liikennejärjestelyt parantavat liikenneturvallisuutta, sujuvoittavat tapahtumaa ja helpottavat asiakkaan kulkemista tapahtumaan. Tapahtumajärjestäjä voikin tarvita erilaisia ratkaisuja tapahtumaan liittyviin valtion maanteiden kulkuyhteyksiin, liikennejärjestelyihin tai viitoituksiin liittyen. Katuverkon tai muiden teiden liikennejärjestelyistä on oltava yhteydessä kyseiseen kuntaan, kaupunkiin, tiekuntaan tai Metsähallitukseen.
Vastuu tapahtuman järjestelyistä on aina tapahtuman järjestäjällä. Ajankohtaisten ilmoitusten ja lupien on oltava kunnossa hyvissä ajoin. Olipa kyseessä pieni pihakirppis, kiertävä karnevaali tai kymmenien tuhansien ihmisten suurtapahtuma – ota seuraavat vinkit haltuun!
Jos maantie joudutaan sulkemaan muulta liikenteeltä tapahtuman takia, siihen haetaan lupaa ELY-keskukselta sähköisen asioinnin kautta. Esimerkiksi ralleja ja muita moottoriajoneuvoilla käytäviä kilpailuja varten tie on aina suljettava. Lupamaksu ja luvan käsittelyaika riippuvat tapahtuman luonteesta ja laajuudesta.
Lupa maantien sulkemiseen haetaan alueelliselta ELY-keskukselta, jossa on Liikenne- ja infrastruktuuri (L) -vastuualue. Listaus ELY-keskuksista löytyy ELY-keskuksen verkkosivuilta. Lähetä lupahakemus mahdollisimman hyvissä ajoin, mutta vähintään 3-4 kuukautta ennen tapahtumaa. Tapahtuman hakemuksesta ja päätöksestä tiedotetaan yleistiedoksiantona ELY-keskuksen nettisivuilla, sillä yleisölle on tarjottava mahdollisuus jättää mielipiteitä asiassa. Tämän vuoksi prosessia ei ole mahdollista nopeuttaa, koska kansalaisten jättämät mielipiteet joudutaan käsittelemään ennen päätöksen tekemistä.
Moottoriliikenneteillä ja moottoriteillä järjestettäviin tapahtumiin lupia myönnetään erittäin harvoin. Jos tapahtuma kuluttaa tietä, järjestäjän on tehtävä sopimus suljettavan tieosuuden kunnostuksesta entiselleen. Jos tapahtuma edellyttää liikenteenohjaajia, heidän määräämistä tehtäviinsä haetaan Poliisilaitokselta. Lisätietoja tästä annetaan lupapäätöksessä.
Jos tapahtumalle myönnetään lupa maantien tilapäiseen sulkemiseen, lupaehdoissa määritellään tarkemmin tapahtuman tiedottamisesta. Lupaehdoissa vaaditaan esimerkiksi tapahtuman ilmoittamisesta Tienkäyttäjän linjalle. Näin ollen suljetut osuudet tulevat näkyviin Fintrafficin myös Liikennetilanne-palveluun.
Jos tapahtuma edellyttää tilapäisiä liikennemerkkijärjestelyjä, kuten nopeusrajoitusta, lupaa haetaan keskitetysti koko Suomen alueella Pirkanmaan ELY-keskuksesta sähköistä asiointia käyttäen. Hakemuksen käsittely kestää keskimäärin 2-4 viikkoa. Kevään ja kesän ruuhka-aikoina on syytä varautua pidempään käsittelyaikaan. Merkit ovat maksullisia. ELY-keskuksen verkkosivuilta löytyvä Opasteapuri auttaa opasteisiin liittyvissä asioissa.
Jos järjestät pientä tapahtumaa, jonka reitti kulkee valtion maanteillä, mutta tapahtumaa varten ei tarvita muutoksia esim. liikennemerkkeihin tai nopeusrajoituksiin, tarvitset teiden käyttöä varten lausunnon ELY-keskuksesta. Tällaisia tapahtumia voivat olla esimerkiksi erilaiset pyöräilytapahtumat ja triathlonit. Lausuntopyynnön voi tehdä koko Suomen alueella keskitetysti Pirkanmaan ELY-keskuksen kirjaamoon sähköpostilla: kirjaamo.pirkanmaa@ely-keskus.fi.
Lausunnon voi pyytää myös tilapäisten liikennemerkkijärjestelyiden sähköisen asioinnin kautta. Tällöin sähköisessä asioinnissa jätetään maininta siitä, ettei liikennemerkkejä haeta, vaan kyseessä on lausuntopyyntö. Pienissä tapahtumissa reitillä liikkujia, kuten pyöräilijöitä, voidaan opastaa lausunnon yhteydessä annettavien ohjeiden mukaisesti. Isojen tapahtumien reitit tarvitsevat yleensä luvan liikennemerkkijärjestelyitä varten. Jos tapahtuma vaatii muita erityisjärjestelyitä maantiealueella, on niitä haettava asiaankuuluvien ohjeiden mukaisesti.
Tapahtuman tilapäisen ilmoituksen voi asettaa maantien varrelle ilman erillistä ilmoitusta tai lupaa. Tilapäinen ilmoitus koskee kokous-, tiedotus-, huvi-, hää- tai muuta niihin rinnastettavaa tilaisuutta tai yhteiskunnallista, poliittista tai muuta aatteellista tilaisuutta. Näihin tapahtumiin lukeutuvat esimerkiksi yksityishenkilön tai yhdistyksen järjestämät kesäkirppikset tai häät. Ilmoituksen asettajan pitää noudattaa Liikenne- ja viestintäviraston Traficomin tienvarsimainonnasta ja -ilmoittelusta antaman määräyksen lukua 3.
Tilapäinen ilmoittelu voi koskea vain ajallisesti rajattua tilaisuutta. Tilapäiset ilmoitukset saa asettaa paikalleen aikaisintaan kuukautta ennen tilaisuutta. Ilmoitukset on poistettava viikon kuluessa tilaisuuden päättymisestä.
Yritystoimintaan liittyvää palvelua tai tuotetta ei voi mainostaa tilapäisellä ilmoituksella. Tähän tarkoitukseen on olemassa tilapäinen opastusmerkki (G42). Tilapäisellä opastusmerkillä voidaan opastaa kohde tai tapahtuma, jota tilapäisyyden takia ei voida viitoittaa muilla opastusmerkeillä. Tilapäisen opastusmerkin käyttö koskee kaupallisia yleisötilaisuuksia ja esimerkiksi kesäteatteria tai kiertävää tapahtumaa, kuten sirkusta. Lisäksi tilapäinen opastusmerkki koskee tilapäistä myyntitoimintaa sekä tiekirkkoja. Myös yrityksen tilapäiset kampanjat tarvitsevat tilapäisen opastusmerkin.
Tilapäistä opastusmerkkiä käytettäessä opastustarpeen kesto on yleensä enintään neljä kuukautta. Merkkien kiinnittämistä koskien on rajoituksia, esimerkiksi maanteiden pysäkkikatoksiin tai siltoihin ei saa kiinnittää tapahtumamainontaa. Tarkat kiinnitysohjeet annetaan luvan myöntämisen yhteydessä.
Asemakaavoitetun alueen ulkopuolella sijaitsevassa rakennuksessa tai sen läheisyydessä voi mainostaa paikalla harjoitettavaa toimintaa noudattamalla Traficomin antaman määräyksen lukua 4.
ELY-keskuksen verkkosivuilta löytyvä Opasteapuri auttaa opasteisiin liittyvissä asioissa.
Erilaisten tapahtumien järjestämistä varten voidaan tarvita erilaisia rakenteita, joiden kuljettamista varten voidaan tarvita erikoiskuljetuslupa. Erikoiskuljetus on kuljetus, joka ylittää normaaliliikenteelle sallitut mitta- tai massarajat. Tällaisiin mitat ylittäviin erikoiskuljetuksiin tarvitaan lupa, jota haetaan ELY-keskuksesta. Erikoiskuljetusapuri auttaa valitsemaan sopivan lupatyypin hakemukselle.
Tapahtumien järjestämistä yleisillä kulkuväylillä, kuten pyörätiellä, ei suositella. Kulkuväylät ja sillat on tarkoitettu ensisijaisesti liikkumiseen, eikä niillä ole syytä järjestää tilaisuuksia, jotka estävät tien normaalin käytön. Pyöräilijät ja sähköpotkulautailijat liikkuvat nopeasti, ja yllättävä väkijoukko tai muu este kulkuväylällä saattaa aiheuttaa vaaratilanteita.
Yleisten kulkuväylien sijaan tapahtuma kannattaa järjestää jossain muussa siihen paremmin soveltuvassa paikassa. Tapahtuman järjestämiseen tarvitaan maanomistajan lupa. Lisätietoja sopivista paikoista tai muusta ohjeistuksesta tapahtumien järjestämiseen kaupungin tai kunnan alueella voi kysyä kyseisestä kunnasta.
Väyläviraston hallinnoimilla asemien laiturialueilla tai VR Groupin omistamilla rautatieasemilla ei saa järjestää tapahtumia. Laiturialueilla on vain vähän tilaa käytössä ja matkustajille tulee turvata esteetön kulkeminen. Asema-alueella liikkumisen on oltava mahdollisimman turvallista ja sujuvaa. Lisäksi riskinä on myös rautatiealueiden roskaantuminen, joiden siivoaminen aiheuttaa kustannuksia.
Maanteiden tiealueelle ei saa pystyttää väliaikaisia rakenteita, kuten telttoja. Huolehdithan myös, että esimerkiksi tapahtuman leiriytymiseen liittyvät järjestelyt ovat kunnossa.
Huolehdithan, että tapahtumassa on riittävästi pysäköintitilaa erilaisille kulkuneuvoille, kuten autoille, pyörille ja skuuteille, jotta niitä ei pysäköidä väärin maantien varteen. Jos tapahtuma-alueen parkkipaikalta on erillinen kuljetus (esimerkiksi traktorilla vedettävä katujuna) tapahtuma-alueelle, tämä on lyhytaikaisesti sallittua maantiealueella liikennesääntöjä noudattaen. Maantiet on tarkoitettu kaikkien kulkuneuvojen käyttöön, kunhan ne ovat lakien ja muiden säädösten mukaisia. Tieliikennelain § 146 sallii turistien kuljettamisen traktorin peräkärryssä Poliisin luvalla.
Jos aiot lennättää dronea tapahtumassasi, varmista, että suunnittelemallasi reitillä lennättäminen on sallittua. Suomessa on useita ilmailulta kiellettyjä ja rajoitettuja alueita. Lisäksi kieltoja ja rajoituksia voidaan määritellä myös tilapäisen tarpeen mukaan. Kieltoalueista löydät lisätietoja Traficomin Droneinfo-sivustolta. Myös muita lisätietoja droneihin liittyen antaa Traficom.
Suuriin yleisötilaisuuksiin voidaan hakea lentorajoituksia ilmatilan käyttöön, jottei lennokkien ja muiden miehittämättömien ilma-alusten lennättämisestä aiheutuisi vaaraa yleisölle. Löydät aiheesta lisätietoa Traficomin Droneinfo-sivustolta. Samalla sivulla on lisätietoa myös mahdollisista poikkeusluvista esimerkiksi median kuvauskoptereille.
Lisätiedot: